Jak vybrat tiskárnu do kanceláře s velkým objemem tisku
Je tisk a skenování dokumentů každodenní součástí vaší práce? Pak je výběr vhodné tiskárny velmi důležitý. Špatná volba může firmu připravit nejen o drahocenný čas, ale také o peníze.
Ukážeme vám pět vlastností, které by tiskárna do firmy měla mít. Pro zjednodušení budeme uvažovat pouze černobílé tiskárny.
1. Tiskárna zvládne váš měsíční objem tisku
I když se to může zdát jako samozřejmost, do firmy je důležité vybrat tiskárnu, která je na váš měsíční objem tisku stavěna. Vyhněte se proto výběru tiskárny podle ceny. Levné tiskárny jsou určeny spíše do domácí kanceláře pro tisk pouze několika stránek denně.
Jak zjistit, kolik stránek vytisknete?
Měsíční objem tisku si snadno ověříte například podle množství spotřebovaného papíru. Pokud za měsíc spotřebujete na oboustranný tisk 1 krabici kancelářského papíru (2500 listů), vytisknete za měsíc přibližně 5000 stran.
Ještě přesnější je orientace podle počtu vyměněných tonerů a jejich kapacity, zejména u černobílých tiskáren, které používají pouze jeden toner. Tiskárna totiž bere do úvahy i pokrytí tištěných stránek a to, kolik stránek bylo vytištěných oboustranně.
Maximální versus doporučené měsíční zatížení
Ve specifikacích tiskárny najdete maximální pracovní zatížení. Udává maximální počet stránek, které tiskárna zvládne vytisknout za měsíc. Tomuto nejvyššímu možnému zatížení však není vhodné vystavovat tiskárnu opakovaně, jinak způsobí její předčasné opotřebení (a zbytečné servisní náklady).
Při výběru tiskárny raději sledujte doporučený měsíční objem tisku, který by měl korespondovat s tím, kolik stránek za měsíc vytisknete.
Jak se liší doporučené měsíční zatížení u konkrétních tiskáren?
U levnějších tiskáren, například Brother DCP-L2512D, je doporučené měsíční zatížení kolem 2 000 stránek. Multifunkční tiskárna střední třídy Canon MF443dw v ceně kolem 8 000 Kč má doporučené měsíční zatížení 4 000 stránek. Velké kancelářské kopírky pak zvládnou bez problémů vytisknout 20 000 stran.
2. Dostatečná rychlost tisku
Používá tiskárnu více lidí najednou? Potřebujete tisknout mnohostránkové dokumenty nebo více dokumentů za sebou? Pak určitě oceníte vyšší rychlost tiskárny, která vše vyřídí bez zbytečného čekání.
Rozdíly v rychlosti tisku vyniknou, díváme-li se na ně po delším období. Tiskárna s rychlostí tisku 38 stran za minutu nám za 4 roky při zátěži 5 000 stran měsíčně ušetří 117 hodin času. To je v přepočtu více než 14 osmihodinových pracovních směn.
První stránka je důležitá
Všímejte si ale také rychlost vytištění první stránky. Toto číslo uvádí, jak rychle po odeslání dokumentu z počítače vyjede z tiskárny první stránka. Protože čekat zbytečně dlouho se nikomu nechce, je rychlost vytištění první stránky přesně ten parametr, který rozhodne o tom, zda budou vaši kolegové považovat tiskárnu za rychlou, nebo pomalou.
Nové tiskárny se v tomto parametru příliš neliší. I tak můžeme lepším výběrem ušetřit za 4 roky třeba i 40 hodin zbytečného čekání. Zároveň platí, že čím méně stran vaše dokumenty mají, tím větší tento rozdíl bude.
V případě multifunkčních tiskáren rozhodně sledujte také rychlost skenování (a z toho vyplývající rychlost kopírování).
Wifi připojení, může zpomalovat
V souvislostí s rychlostí vytištění první stránky doporučujeme kabelové připojení do sítě. Bezdrátové připojení může výtisk první stránky zpomalit.
3. Oboustranný tisk, kopírování a skenování
Zapomeňte na obracení a šetřete papír
Oboustranný tisk (duplexní tisk, zkráceně také duplex) je dnes již u kancelářských tiskáren a multifunkčních zařízení v cenových hladinách od 3 000 Kč téměř samozřejmostí. Zbaví vás otravného obracení stránek, na které jste byli zvyklí v minulosti nebo u levnějších tiskáren.
Ověřte si tedy, že tiskárna automatický oboustranný tisk skutečně umožňuje. U menších tiskáren střední třídy je tato funkce obvykle patrná již z názvu modelu tiskárny – měl by obsahovat písmenko „d“. Větší kancelářské kopírky pak písmenko „d“ v názvu nemají, oboustranný tisk však většinou umožňují.
Automatické podávání dokumentů
O automatické podávání skenovaných dokumentů se v multifunkčních tiskárnách stará automatický podavač dokumentů. Ve specifikacích jej poznáte podle zkratky ADF (z anglického Automatic Document Feeder). Kromě podávání dokumentů umožňuje skenovat či kopírovat více stran najednou.
Jenže pozor. Podavač může být i jednostranný, bez možnosti stránky automaticky otáčet. Proto se raději na tuto vlastnost tiskárny vždy zeptejte. Někdy bývá oboustranný automatický podavač označován jako DADF (Duplex Automatic Document Feeder).
Dvě strany jednou ranou
Skvělou vychytávkou je tzv. jednoprůchodový automatický oboustranný sken. Jak již z názvu vyplývá, tiskárny s touto funkcí dokážou skenovat obě strany listu najednou, čímž zdvojnásobí rychlost skenování. Oproti standardním oboustranným skenerům, které papír fyzicky obracejí, se také snižuje riziko zaseknutí papíru.
4. Nízké náklady na tisk
Čím více je tiskárna využívána, tím více se náklady na tisk projeví na vaší peněžence. Zní to logicky, ale ne vždy se podle toho rozhodujeme.
Při výběru tiskárny pro intenzivní využití doporučujeme vyhnout se levným strojům z nejnižších tříd. Zjednodušeně řečeno – rovnou vynechejte tiskárny v ceně do 4 000 Kč a multifunkční zařízení do 7 000 Kč.
Proč se nevyplatí na nákupu tiskárny šetřit
Kromě vyšších nákladů na tisk je nevýhodou levných tiskáren i nižší kapacita tonerů, které budete muset často dokupovat a měnit. To jsou pro vás nebo vaše zaměstnance další zbytečné starosti navíc.
U levnějších tiskáren je navíc také třeba z důvodu jejich nižší životnosti počítat i s náklady na jejich častější výměnu.
145 000 Kč za 4 roky
Podívejte se na porovnání celkových nákladů na vlastnictví (TCO – Total Cost of Ownership) u levných a dražších tiskáren při tisku 1 000 stran měsíčně a 5 000 stran měsíčně. V grafu jsme zohlednili všechny aspekty včetně cen náhradních dílů a nutnosti výměny levnějších zařízení po dosažení jejich životnosti. Pro zjednodušení jsme u všech tiskáren počítali s používáním originálních tonerů.
Zatímco při občasném tisku (kolem 1 000 stran měsíčně) se vyplatí pořídit spíše levnější tiskárnu, při intenzivním využívání je situace odlišná. Čím více tisknete, tím z pohledu celkových nákladů na tisk dává větší smysl nákup dražší tiskárny.
5. Dostatečná kapacita zásobníků papíru
Při intenzivním využití může i taková drobnost jako doplňování papíru lézt časem na nervy. Proto tiskárny střední a vyšší třídy disponují zásobníkem, který pojme minimálně 250 listů papíru A4. Tiskárny vyšších tříd pojmou pak 500 listů a více s případným rozšířením až na několik tisíc listů.
Shrnutí
Výběr správné tiskárny pro intenzivní firemní využití by se měl řídit zcela opačnými pravidlami než výběr tiskárny pro občasný tisk.
Zatímco v domácnosti a malé firmě vás tiskárny z nižší třídy příliš neomezí, ve firmě s více uživateli mohou způsobit prostoje a zbytečně zvyšovat náklady na tisk.
Doporučujeme tedy neřídit se primárně cenou, ale soustředit se zejména na to, kolik času, nákladů a starostí vám tiskárna v průběhu její životnosti ušetří.
Získejte fotoprůvodce zdarma:
